المقالات

معظم الاجتماعات ليس لها ضرورة, والضرورة منها تأخذ وقتاً أو تكون سبباً لإضاعة الوقت. باستطاعتك كمدير أن تتخلص من هذه الاجتماعات الغير ضرورية وترفع من الإنتاجية والكفاءة الضرورية منها بتوجيه الأسئلة الثمان التالية حسبت مرئيات ميلو فرانك بكتابه" كيف تدير اجتماعاً بنصف الوقت الحالي.

(1) لماذا اعقد هذا الاجتماع؟
(2) لماذا أشارك بهذا الاجتماع؟
(3) ما الذي أريد تحقيقه من هذا الاجتماع؟
(4) ما الذي أريد تحقيقه بعد انتهاء الاجتماع؟
(5) هل الاجتماع هو الوسيلة الوحيدة لتحقيق الهدف المقصود؟
(6) إذا كانت هناك بدائل أخرى, فما هي؟
(7) هل هذه البدائل الأخرى فعالة؟
(8) هل الاجتماع سيحقق استخدام وقتي ووقت شركتي / إدارتي؟

تغيير مكان الاجتماعات
الاجتماعات تأخذ وقتاً وجهداً وتعود المديرين علي كثرتها وانصياعهم لحضورها وإضاعة الوقت, مما تولدت معه الكراهية لهذه الاجتماعات لأنها أصبحت مضجرة والمعلومات المقدمة غير ذات فائدة. الاتجاه الحديث نحو تغيير مكان الاجتماع وعقده في أماكن مختلفة. شركة كامبل للمأكولات يقوم رئيسها التنفيذي بعقد الاجتماعات في احد الأسواق المركزية الكبيرة التي توجد فيها منتجات الشركة مما يتيح للحضور لزيادة السوق المركزي والاطلاع على الأصناف الموجودة فيه.

السمعة الغير محببة للاجتماعات
الاجتماعات لها سمعة غير محببة كونها تستهلك الوقت والجهد دون نتائج فاعلة. الاجتماعات يمكن لها أن تكون وسيلة فاعلة لها ونتائجها في الابتكار وتأتي بمرئيات شمولية مساعدة لصانع ومتخذ القرار فيما إذا تم الأخذ بالإرشادات الأربعة التالية كما أوردهاRanly  في مجلةCommunicator لشهر يوليو 2000م:

(1) لا تطلب عقد اجتماع لطلب الرأي والمشورة لموضوع تم اتخاذ قرار بشأنه لأنه إذا كانت توصياته تختلف عن القرار المتخذ فان الغضب والامتعاض والاستياء تزيد فيما لو لم يستشرهم.
(2) لا تجعل  مكان الاجتماع قابلاً بأي حال لوجود أي مقاطعة من تلفون أو مكالمة عاجلة الخ.
(3) حال وبسرعة إهاجة الأفكار مع بداية الاجتماع دون إضاعة الوقت في المجاملات والأحاديث العابرة. اكسب الوقت في البدء بمناقشة الموضوع واترك المجاملات لنهاية الاجتماع.
(4) اجعل وقتاً محدداً للاجتماع لا يزيد بأي حال من الأحوال عن ساعة واحدة على الأكثر.

احدي شبكات الانترنت اقترحت على مستخدمي الحاسوب انه في حالة أية مقاطعة من مكالمة هاتفية أو زائر أن تأخذ من وقتك عشر ثوان بكتابة أين توقفت على ورقة صغيرة وتضعها على شاشة الحاسوب حتى تساعدك في العودة إلى مشروعك ومهمتك بسرعة بدلاً من البحث الذي قد يستغرق عشر دقائق في البحث عن مكان توقفك.

قالوا...
كلما عملت أكثر كلما أصبحت اكبر           ( الغزالي)
 

المصدر مجلة المدير